Подготовка начинается с проверки комплектности. Сметчик сверяет, что в составе документации есть сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов и обоснования цен. Отсутствие любого из этих документов эксперт фиксирует как замечание, поэтому недостающее выявляется до подачи. Перечень недостающих материалов передаётся заказчику или проектировщику сразу, а не накапливается до конца работы. Для организаций Астрахани и Астраханской области схема подготовки выстраивается под конкретный объект и вид экспертизы. Если в проекте не хватает раздела, от которого зависит смета, сметчик указывает это прямо и называет ответственного, кому нужно передать вопрос. Заказчик заранее знает, на каких документах подача может остановиться.
Если экспертиза или заказчик требуют сметные файлы в формате XML, они готовятся по актуальной схеме вместе с сопутствующими документами. Файлы проверяются перед отправкой, чтобы содержание совпадало с бумажной версией расчёта. Цены ресурсов, которых нет во ФГИС ЦС, обосновываются конъюнктурным анализом по Методике 421/пр: собираются предложения поставщиков, выполняется расчёт, оформляется таблица с подписью заказчика. Цена без такого обоснования остаётся непроверяемой, и эксперт вправе её не принять. Состав файлов проверяется по требованиям той организации, куда документы будут поданы. Согласование состава выполняется до начала работы с файлами, а не перед самой подачей, когда исправлять уже труднее.
Отдельно проверяются коэффициенты и начисления, к которым эксперты возвращаются чаще всего. Это условия производства работ, накладные расходы и сметная прибыль, затраты на временные здания, зимнее удорожание и непредвиденные затраты. Применение каждого сопоставляется с основанием в проекте и нормативом. Если основания нет, коэффициент убирается или обосновывается до подачи, чтобы вопрос эксперта не стал неожиданностью для заказчика и проектировщика. Особое внимание уделяется строкам, которые меняют итог сильнее других: крупные позиции, оборудование, материалы по конъюнктурным ценам. По ним расчёт перепроверяется целиком, а не выборочно. Результат передаётся заказчику перечнем правок с указанием позиции, причины и нормы.
В ходе экспертизы ведётся реестр замечаний. В нём фиксируется, что получено, что исправлено, что снято экспертом и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр показывает заказчику актуальное состояние работы и не даёт потерять ни одно замечание между итерациями. Так подготовка продолжается и после подачи: сметчик остаётся на связи, пока идёт рассмотрение документации, и вносит правки по мере поступления замечаний. Когда замечания получены, сметчик группирует их по разделам и передаёт проектировщику те, что касаются проекта, а те, что касаются расчётов, исправляет сам. В итоге у заказчика остаётся единый журнал, из которого понятно, какие вопросы закрыты, а какие ждут решения. Заказчик может передать подготовку целиком или отдельными блоками: только обоснования цен, только проверку начислений или только ответы на замечания. Состав полностью согласуется до начала работы и фиксируется в договоре.